Seniat dictó instructivo en materia de retenciones

Un novedoso y a primera vista complejo instructivo preparó el Seniat para la elaboración de la Relación Anual en Materia de Retenciones, el cual fue publicado en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela N° 36.406, de fecha 4 de marzo de 1998.

De acuerdo a este documento, los agentes de retención deberán presentar ante la Oficina de Administración Tributaria de su domicilio la Relación Anual prevista en el artículo 23 del Reglamento Parcial de la Ley de Impuesto sobre la Renta en materia de Retenciones, según las siguientes especificaciones:

- Se presentará ordenada por mes calendario, a partir del primer (1°) mes del inicio de su ejercicio fiscal y así sucesivamente hasta el último mes de cierre, acumulando y totalizando los montos de las retenciones y pagos o abonos en cuenta efectuadas a un contribuyente, en un mismo mes, en un solo registro.

- La relación podrá presentarse en disquetes o en forma impresa.

- El disquete debe ser de tres y media pulgadas, con formato FAT (sistema operativo MSDOS, Microsoft Windows, Windows 95 o Windows NT), con una etiqueta autoadhesiva para su identificación que especifique su número, el RIF, nombre o razón social del agente de retención y el mes de la presentación.

- Cada disquete contendrá un sólo archivo identificado con ocho caracteres compuestos por las seis primeras letras no vocales del nombre del agente de retención, y las dos últimas corresponderán al número del disquete (01,02,...) seguido de un punto y las siglas XLS.

El contenido de la hoja electrónica es el siguiente:

* Datos de identificación: Nombre o razón social del agente de retención, número de RIF, mes del cierre del ejercicio fiscal, año del cierre del ejercicio fiscal, nombre de la persona responsable de la información presentada, código de área y número de teléfono de la persona responsable, dirección de la persona responsable e identificación del número del disquete que se está procesando.

* Datos de las retenciones: nombre o razón social del contribuyente sujeto a retención, número del RIF del contribuyente, número de cédula de identidad del contribuyente si es persona natural y no tiene número de RIF; año en que se efectuaron las retenciones, mes en que se efectuaron las retenciones, monto total de lo pagado o abonado en cuenta al contribuyente, monto total retenido en el mes (por cada 5.000 registros se creará un nuevo disquete).

- La presentación en forma impresa deberá tener las siguientes características: en papel bond blanco, tamaño carta, base 20, sin logotipo ni tramas de colores, en hojas independientes y sin tiras de tractor. Deberá ser preparada a máquina de escribir o impresora utilizando tinta negra.

En cada página del listado se utilizará el formato apaisado (land scape) con letras de tamaño constante.

Al momento de presentar la relación anual de retenciones, sea en medio magnético o impresa, el agente de retención anexará un resumen de la información suministrada en original y dos copias, con la siguiente información: nombre o razón social del agente de retención, número de RIF, fecha de cierre del ejercicio fiscal, identificación del medio en que se entrega la relación (disquetes o papel), identificación de la cantidad de medios utilizados para la entrega (total de disquetes o de hojas), nombre del responsable por la información que se entrega, número de teléfono del responsable, dirección del responsable, número total de contribuyentes a quienes se ha efectuado la retención, monto total de pagos o abonos en cuenta realizados a los contribuyentes (este monto debe coincidir con la suma total de este concepto en la relación de retención anual) y monto total de retenciones efectuadas (debe coincidir con la suma total de este concepto en la relación de retención anual).

Los agentes de retención que no superen la cantidad de veinte contribuyentes a quienes estén obligados a retener, podrán presentar la relación anual en forma impresa, de acuerdo a las especificaciones indicadas. La entrada en vigencia de esta providencia es a partir del mes de marzo de 1998.