DINERO revisa, junto con expertos del IESA y del sector privado, algunas alternativas para optimizar los procesos de cobranza en las empresas

La marcada contracción que vive la economía venezolana ha originado una tremenda falta de liquidez en el mercado, lo que a su vez se traduce en el retraso y/o vencimiento de las cuentas por cobrar en las empresas y entes de todo tipo. Se trata prácticamente de una cadena en la que todos se ven afectados, desde el proveedor de materia prima hasta la persona natural que compra el producto final. Otro tanto sucede con los servicios, con la agravante de que éstos, a diferencia de los productos (salvo los perecederos), no se almacenan ni se acumulan.

Para Rosa María Rey, profesora de contabilidad y finanzas del Instituto de Estudios Superiores de Administración (IESA), ésta es una situación en la que "todos quieren cobrar mucho antes y pagar lo más tarde posible". La pregunta es: ¿quiénes son los que cobran lo más pronto posible? Según Rey, solo lo logran quienes tienen un monopolio o pocos competidores, quienes tienen mayor poder de negociación (como las grandes corporaciones), y quienes ofrecen "premios" o estímulos. En este último caso, esos premios no son otra cosa que descuentos por pronto pago o por volumen.

La profesora se concentra sobre todo en la modalidad de pronto pago, en la que el proveedor ofrece al cliente o comprador un descuento de un porcentaje determinado, que será mayor mientras más rápido se haga el pago. "Muchas veces esos descuentos se subestiman porque los números se ven muy pequeños. Un 2%, que ya es bueno, le parece muy poco a la gente", indica con énfasis Rey. Sin embargo, explica (de manera simplificada) que un descuento de 10% por 30 días se convierte en 120% al anualizarlo, lo que supera con creces las tasas pasivas que pagan los bancos actualmente.

"El porcentaje adecuado se saca por fórmulas financieras de acuerdo a cada caso específico, pero una cosa son las fórmulas y otra lo que el mercado pide. Como dije, un 2% ya es importante, pero a la gente le suena muy poquito y si alguien le ofrece 5%, entonces prefiere pagarle a ese. En este momento hay una combinación de cálculos financieros con lo que los competidores ofrecen y lo que el mercado pide", explica Rey.

Contra las barreras, la tecnología

Gamal Pérez, gerente de la División de Consultoría de Riesgos de Porta Cachafeiro Laría & Asociados, introduce un nuevo elemento a la ecuación. Él reconoce la falta de solvencia y liquidez que existe actualmente, pero advierte que no se puede dejar de lado el tema de las barreras de pago (cuando el deudor encuentra obstáculos en el proceso de cancelación de su deuda).

"Mientras sea más fácil para la gente pagar, las compañías cobrarán más rápidamente", apunta Pérez. Luego agrega que en los últimos años han llegado a Venezuela mecanismos ya muy extendidos en los países desarrollados (sobre todo en EE UU), especialmente en el área de pagos electrónicos, un ejemplo de lo cual es la banca por internet.

En algunos casos ya se utilizan sistemas de software que interconectan a la empresa, al proveedor y al banco, de modo que el procedimiento de facturación y cobranzas es automático, con lo que se produce un ahorro de tiempo considerable. En esta modalidad lo usual es que el costo se distribuya entre los tres involucrados, lo que podría hacerla asequible para las PYME. En opinión de Pérez, el uso de estos sistemas se extenderá cada vez más.

No obstante, en los casos de empresas que no usan herramientas tan avanzadas, se presentan otros problemas: "En una situación económica como la que tenemos en el país en la actualidad, el cliente siempre va a buscar pretextos para atrasar el pago, probablemente porque está cobrando más lentamente. Si preparas facturas que no tienen información clara y comprensible, le das la posibilidad al cliente de ir a hacer un reclamo, con lo que el proceso se puede retrasar muchísimo. La compañía tiene que mejorar sus procesos de negocio, preparar facturas más claras y comprensibles, y tener un departamento que dé respuesta inmediata a los reclamos".

La ayuda de terceros

Ante la referencia a la alternativa del outsourcing, el consultor indica que la práctica más extendida es utilizar esta modalidad en el caso de las cuentas vencidas, muy antiguas, que para ser recuperadas implicaría costos administrativos y legales muy elevados. Las empresas de outsourcing tienen la experiencia y el personal capacitado para resolver esos casos con mayores probabilidades de éxito.

Otra modalidad que cada vez se hace más común es el cobro compartido (como el caso de la luz y el aseo urbano). "Si no puedo generar un catastro de mis clientes, o me cuesta demasiado, contrato a un tercero que tenga una actividad afín a la mía para que incluya mis servicios en su factura", señala Pérez.

De este modo no solo se ahorran costos, sino que se obtiene una mayor garantía de pago por parte del cliente, en tanto que no se puede pagar la factura incompleta. En el futuro cercano podría observarse en una sola factura el cobro de luz, agua, teléfono y TV por cable, por ejemplo.

Para Pérez es fundamental que la unidad de ventas esté muy bien alineada con la de créditos, para evitar que se hagan grandes ventas a clientes que luego no podrán pagar. Cuando ya se ha suscitado el problema de una cuenta vencida, el consultor deja claro que es muy importante estar abierto a negociaciones con el cliente, ser flexible. "No paga quizá porque no tiene", por lo que se puede recurrir a descuentos por pronto pago, o a negociaciones, "pues es preferible cobrar algo que nada".

En este sentido, "es importantísimo que las compañías que tienen departamentos de cobranzas procuren el entrenamiento adecuado a su personal. La creación de medidores de desempeño es una herramienta muy útil. Así hay mediciones del rendimiento de cada persona encargada de eso, lo que genera una competencia sana. Se pueden otorgar bonos, siempre cuando sea basado en esos medidores", concluye Pérez.

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.	Morosidad La morosidad se produce cuando una empresa no puede cobrar a sus clientes sus deudas debido a la insolvencia de los mismos. Existen muchas circunstancias que hay que analizar para delimitar y entender correctamente cómo funciona la morosidad, la cual se ve influida por los siguientes factores: Tendencia de los mercados y situación macroeconómica general. Ante una situación de crisis se produce el llamado "efecto en cadena", que consiste en que hay empresas que pasan por momentos difíciles, no por culpa suya, sino por culpa de empresas que no pagan debido a que ellas también han sido impagadas, y así sucesivamente. Tipología de sector en el que analizamos la morosidad. Normalmente, en sectores maduros y estables existe menor morosidad que en sectores recientes e innovadores. Aquí, incluso se puede destacar la propia idiosincrasia del sector y las empresas que lo componen; asimismo existen razones de personalidad, costumbre, tradición y de otras índoles, que habría que analizar. Tamaño de las empresas. En economías dominadas por pequeñas y medianas empresas existe mayor morosidad que en países con empresas de mayor tamaño, con estructuras financieras más fuertes y solventes. Estructura legislativa y judicial. Es muy importante, para vencer la morosidad, que se pueda acudir a tribunales competentes que, a su vez, puedan interpretar leyes que hayan sido realizadas de manera eficiente. Fuente: www.effico.com ABC - Diccionario para ejecutivos	.
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.	Vida de un crédito moroso Es muy importante definir el grado de morosidad, ya que es fundamental saber en qué fase de la mora se encuentra el impago de la deuda. Toda deuda tiene las siguientes fases temporales: Momento de vencimiento de la deuda. Es el momento en el cual ya puede ser exigido el pago por la empresa que posee la deuda sobre el cliente. Impagado. El cliente no paga, pero existen bastantes posibilidades de poder cobrar. Moroso. El cliente no ha podido o querido pagar debido a que no han fructificado las negociaciones de pago entre cliente y acreedor. Dentro de esta fase es cuando se producen los procedimientosjudiciales pertinentes para el cobro de la deuda. Fallido. El cliente, después de probar todas las vías posibles de cobro, es declarado como insolvente total, y no puede cobrar la cantidad adeudada.	.
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.	Cuestión de definición ¿En qué momento se vuelve morosa una cuenta? Una vez que se ha vencido el plazo establecido en la negociación (30 días, por ejemplo), sin que se haya realizado el pago, puede comenzar a hablarse de que la cuenta entró en morosidad. Pérez explica que dentro del ámbito de negocios entre compañías, en Venezuela no es usual que se haga cobro por intereses de mora (a diferencia de las negociaciones bancarias o el pago del servicio, donde ese cobro es automático). El consultor aduce que esto se debe a que normalmente es más importante la relación con el cliente a largo plazo, y que en todo caso se trata de una cuestión de cultura de negocios en el país. No obstante, deja claro que una vez que vence el plazo normal de pago, comienza una segunda fase en la cual debe hacerse un monitoreo de la cuenta y una evaluación del cliente, de su historia de pago y de su relación con el proveedor. Este estudio va a depender de ciertas variables, como el ramo de negocio, la rotación del insumo o servicio vendido, el contexto económico, etcétera. Esta evaluación permitirá definir el plazo de espera antes de recurrir a otras instancias. Luego de advertir fehacientemente que cada caso se define por infinidad de variables, Pérez dice que cuando se cumplen dos meses desde la fecha de vencimiento de la cuenta es hora de pensar en acciones diferentes a las que se han venido tomando hasta ese momento. Cuando se han agotado todos las negociaciones y los procedimientos administrativos, solo queda recurrir al ámbito legal o (como se explicó anteriormente) al outsourcing. De acuerdo con la experiencia del consultor, una empresa puede esperar respuesta en un plazo de entre uno y tres meses después de haber recurrido a la vía legal o al outsourcing (por supuesto, esto va a depender de las razones que tenga el deudor para no pagar). En el caso de la contratación de un tercero, lo ideal sería negociar un contrato de pago contingente, en el que los honorarios de la empresa contratada son un porcentaje de lo que logre cobrar.	.
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